APRIL 1998

Kurz und präzise

Faxmitteilungen

Es liegt an der Natur der Sache, daß Faxmitteilungen üblicherweise kurz und präzise sind, da sie im allgemeinen dazu dienen, ein bereits am Telefon oder in einem vorausgegangenen Fax angesprochenes Thema zu bestätigen oder das zu übertragende Dokument anzukündigen.

Selbstverständlich können Faxe auch so lang wie ein ganzer Brief werden. In dem Falle - der übrigens die Ausnahme bildet - sind die generellen Regeln der Korrespondenz zu beachten.
Handelt es sich jedoch um ein übliches Fax, gibt es Standardfloskeln, die - wenn Sie diese auch in der deutschen Sprache kennen - das Leben enorm erleichtern. Es würde nämlich zuviel Mühe und Zeit kosten, die Phrasen, mit denen Sie in Ihrer eigenen Sprache wohlvertraut sind, erst ins Deutsche zu übersetzen.

Wer, wann und warum?

Jedes Fax beginnt mit den Angaben, wer an wen was schickt. Auch das Datum wird zumeist aufgeführt. Hilfreich sind auch die Faxnummer (falls das Fax versehentlich an einen falschen Empfänger gesendet wird) sowie die Anzahl der Seiten (damit der Empfänger genau weiß, mit wievielen Seiten er zu rechnen hat).
Normalerweise verfügt Ihr Unternehmen über Deckblätter, die folgendermaßen aussehen können:

DATUM:
AN:
VON:
FAXNUMMER:
ANZAHL SEITEN:

Hier brauchen Sie Ihre Angaben dann nur noch hinzufügen.

Wie beginne ich?
Der einleitende Satz hängt ganz davon ab, ob Sie auf ein vorausgegangenes Treffen oder ein Gespräch mit dem Empfänger Bezug nehmen. Ist dies der Fall, so könnte Ihre
Einleitung zum Beispiel folgendermaßen lauten:

"Bezugnehmend auf unser produktives Gespräch in Ihrem Hause am 18. Oktober..."

"Vielen Dank für Ihr Fax vom 18. Oktober bezüglich ..."

"Ihr Schreiben vom 18. Oktober habe ich erhalten ..."

Falls Sie überschwenglicher sein möchten und dem Empfänger zum Beispiel für seine herzliche Gastfreundschaft danken möchten, würden folgende Sätze passen:
"Ich möchte mich noch einmal herzlich für Ihren freundlichen Empfang in Ihrem Hause bedanken ..., oder "Vielen Dank für Ihre herzliche Aufnahme anläßlich des Seminars in Ihrem Hause ...

" Wenn die Fax-Nachricht-Seite als Deckblatt für die zu übertragenden Seiten gesendet wird, bietet es sich an, auf diese Bezug zu nehmen: "Wie mit Ihnen besprochen, erhalten Sie anbei eine dreiseitigen Bericht zur Jahresversammlung."

"Hiermit erhalten Sie die vier gewünschten Seiten des Artikels, über den wir bereits am Telefon gesprochen haben."

"Auf den folgenden Seiten erhalten Sie das Konzept für die Produktion 98."

Achten Sie darauf, daß der Stil des Faxes davon abhängt, wie vertraut Sie mit dem Empfänger sind. Im allgemeinen zeichnet sich aber der Trend ab, daß Faxe nicht ganz so förmlich sind wie Briefe. Das kommt auch daher, daß Faxe auf jeden Fall kürzer und präziser gehalten werden sollten als Briefe.

Manchmal wird in Faxen auch eine Formulierung verwendet, die im engeren Sinne nicht zutrifft. So sollten Sie es vermeiden, in einem Fax von einer "Anlage" zu schreiben, wie es in Briefen üblich ist.

Noch etwas hinzufügen?
Faxe haben den Vorteil, daß sich am Ende zusätzliche Informationen mit der Floskel: "Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, daß ..." sehr gut einfügen lassen:

"Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, daß ich vom 15. bis einschließlich 23. Oktober im Urlaub bin." Oder auch
"Beachten Sie bitte, daß der 3. Oktober in Deutschland ein Feiertag ist."

Auch der Abschluß eines Faxes gestaltet sich weniger förmlich als beim Brief. Oft reicht ein kurzes "Gruß" oder "Grüße" (je nachdem, ob das Fax an einen oder mehrere Adressaten gerichtet ist). Aber auch das vom Brief gewohnte "Mit freundlichem Gruß/Mit freundlichen Grüßen" ist üblich. Es kommt ganz darauf an, wieviel Zeit dem Verfasser gerade zur Verfügung steht.